Државниот архив повторно се соочи со сериозни забелешки од државните ревизори. За финансиското работење во 2024 година, Државниот завод за ревизија изрече најстрога оценка – неповолно мислење и за веродостојноста на финансиските извештаи и за почитувањето на законите и прописите.
Ова не е првпат институцијата да добие негативна оценка. Уште во 2016 година Архивот доби неповолно мислење за финансиските извештаи, а мислење со резерва за усогласеноста со законите. Две години подоцна, при контрола на спроведувањето на препораките, ревизорите утврдија дека од девет дадени насоки само две биле целосно реализирани, четири делумно, а три останале во тек. Осум години подоцна, проблемите очигледно не се надминати.
Последната ревизија открива сериозни слабости во основните финансиски и управувачки процеси. Пописот на средства и обврски не се спроведувал соодветно, а сметководствената состојба не била усогласена со фактичката. За дел од објектите што се во сопственост на Архивот нема докази дали воопшто се евидентирани во деловните книги, ниту пак биле осигурени како постојани средства. Дополнително, движењето на залихите од публикуваните изданија не се водело ажурно и хронолошки.
Ревизорите нотираат и загрижувачки состојби поврзани со основната мисија на институцијата – заштитата на архивскиот материјал. Дел од депоата не ги исполнуваат минималните услови за чување и заштита, ниту пак се обезбедени соодветни мерки против неовластен пристап. Станува збор за материјал што претставува културно-историско наследство од особено национално значење.
Констатирани се и слабости во пресметката на платите, како и во спроведувањето на јавните набавки. Дополнително, Архивот сè уште нема воспоставено функција на внатрешна ревизија – механизам што треба да обезбеди контрола, подобрување на процесите и спречување на неправилности.
Во делот на нагласени прашања, ревизорите укажуваат дека систематизацијата на работните места не ги опфаќа сите нивоа на административни службеници, како и дека постојат слабости во пополнувањето на испразнетите позиции преку договори на определено време. Новододелениот објект, пак, не ги исполнува стандардите за архивско работење, што директно влијае врз квалитетот на извршувањето на основната дејност.
Дополнителен ризик претставуваат и судските постапки во кои Архивот се јавува како тужена страна, а кои можат да предизвикаат финансиски последици во иднина.
Во меѓувреме, законската рамка е изменета и дополнета со цел да се уреди изборот, условите и надлежностите на заменик-директорот на институцијата. За време на ревизијата, Архивот направил одредени сметководствени корекции по укажувањата на ревизорите, што довело до измени во финансиските извештаи.
Раководството доставило и забелешка на нацрт-извештајот, но таа не била прифатена бидејќи не биле приложени нови докази што би ја промениле утврдената состојба.
